Επεξηγηματικές σημειώσεις συντάσσονται σε θέματα εργασιακών και εργασιακών σχέσεων. Ο κύριος σκοπός τους είναι να διευκρινίσουν την κατάσταση σε οποιοδήποτε ζήτημα από την άποψη του ενόχου αυτών των γεγονότων. Ένα επεξηγηματικό σημείωμα όχι μόνο θα βοηθήσει στην κατανόηση του τι συνέβη και της αιτίας των γεγονότων, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις ακόμη και την απομάκρυνση της ευθύνης από τους συμμετέχοντες στο συμβάν (εάν, φυσικά, αποδειχθούν αθώοι).
Οδηγίες
Βήμα 1
Σύμφωνα με το άρθρο 4 σχετικά με τους κανόνες για την επεξεργασία επιχειρηματικών εγγράφων (ακριβέστερα, το εδάφιο 4.3.1. "Επεξηγηματική σημείωση - τύπος και περιεχόμενο") του Κώδικα Εργασίας, υπάρχουν ορισμένοι κανόνες για τη σύνταξη επεξηγηματικής σημείωσης. Μια επεξηγηματική σημείωση πρέπει απαραιτήτως να περιλαμβάνει ένδειξη του παραλήπτη (δηλαδή, του ατόμου στο οποίο απευθύνονται οι εξηγήσεις) και από το οποίο προέρχονται - στην κεφαλή του εγγράφου, καθώς και την ημερομηνία γραφής και την υπογραφή του originator - μετά το τέλος των εξηγήσεων στο κάτω μέρος του εγγράφου.
Βήμα 2
Κατά κανόνα, το επεξηγηματικό κείμενο συντάσσεται σε οποιαδήποτε μορφή. Υποδεικνύει συνήθως τους λόγους που οδήγησαν σε παραβιάσεις ή μη συμμόρφωση με τις εντολές ανώτερης διοίκησης.
Βήμα 3
Σύμφωνα με το νόμο, η άρνηση σύνταξης επεξηγηματικής επιστολής δεν μπορεί να θεωρηθεί πειθαρχικό αδίκημα. Εάν πρέπει ακόμα να το γράψετε, τότε μην το κάνετε αμέσως, περιμένετε λίγο, συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο ή τουλάχιστον μόνο με τους συναδέλφους σας. Έχοντας σταθμίσει τα πάντα καλά και κρυώσει λίγο, καθίστε για να γράψετε μια επεξηγηματική σημείωση και να την γράψετε σύμφωνα με το κλασικό πρότυπο. Εάν το αδίκημα σας είναι πραγματικά βαρύ και δεν έχετε τίποτα να καλύψετε, τότε θυμηθείτε τη φράση που είχε πει: «Στην τρέχουσα κατάσταση, ενήργησα σύμφωνα με την επικρατούσα κατάσταση»
Βήμα 4
Ποτέ μην κάνετε δικαιολογίες και μην ψεύτε με κανέναν τρόπο. Τα γεγονότα πρέπει να δηλώνονται στενά και σαν να είναι από έξω. Να είστε όσο το δυνατόν πιο διακριτικοί και αντικειμενικοί. Εάν υπάρχει σφάλμα στο περιστατικό και σε άλλους υπαλλήλους, μην κατηγορήσετε το παράπτωμα σας σε άλλους, απλά πρέπει να αναφέρετε στενά όλους τους λόγους για το συμβάν.
