Παρόλο που οι σύγχρονες τεχνολογίες έχουν ουσιαστικά αποφέρει το επιστολικό είδος στην ιδιωτική ζωή, και σταματήσαμε ουσιαστικά να γράφουμε επιστολές σε φίλους, γνωστούς και συγγενείς, η επιχειρηματική αλληλογραφία εξακολουθεί να ισχύει. Αυτό συμβαίνει επειδή μια επαγγελματική επιστολή είναι ένα νομικό έγγραφο, όπως και άλλες σωστά εκτελεσμένες και υπογεγραμμένες συμφωνίες. Επομένως, οποιοσδήποτε, ως μέρος των επίσημων καθηκόντων του, εργάζεται με αλληλογραφία, πρέπει να μάθει πώς να γράφει γράμματα.
Οδηγίες
Βήμα 1
Εάν έχουμε συμφωνήσει ότι μια επαγγελματική επιστολή είναι ένα έγγραφο, τότε ο σχεδιασμός της πρέπει να συμμορφώνεται με όλα τα πρότυπα και τις απαιτήσεις για έγγραφα. Είναι γραμμένο στο επιστολόχαρτο του οργανισμού, σε ένα φύλλο τυπικού εγγράφου Α4. Παραδοσιακά, η γραμματοσειρά είναι Times New Roman ή Arial σε μέγεθος 12. Το περιθώριο στα αριστερά είναι 3 cm, στα δεξιά - 1,5 cm.
Βήμα 2
Η φόρμα πρέπει να περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με τον οργανισμό που εκπροσωπείτε: όνομα, νομική διεύθυνση, τραπεζικά στοιχεία και φαξ επικοινωνίας, τηλέφωνα, διεύθυνση e-mail.
Βήμα 3
Στα αριστερά, υποδείξτε το θέμα του γράμματος, προσπαθήστε να χωρέσετε σε μια σύντομη φράση. Στα δεξιά, γράψτε σε ποιον προορίζεται το γράμμα - το όνομα, τα αρχικά του παραλήπτη, τη θέση του, το όνομα και τη διεύθυνση του οργανισμού. Ξεκινήστε όλες τις επαγγελματικές επιστολές με τη διεύθυνση "Αγαπητέ …", στη διεύθυνση, φροντίστε να γράψετε το όνομα και την πατρονική του παραλήπτη.
Βήμα 4
Πριν ξεκινήσετε να γράφετε ένα γράμμα, εστιάστε και σκεφτείτε ποια σκέψη, πρόταση ή πληροφορίες θέλετε να μεταφέρετε στον ερωτώμενο. Πρέπει να καταλάβετε ότι τα μακριά, μπερδεμένα και ασυνεπή γράμματα που κανείς δεν θέλει να διαβάσει.
Βήμα 5
Έτσι, μετά τις πρώτες προτάσεις, το γράμμα σας δεν αποστέλλεται στον κάδο απορριμμάτων ή ξεφορτώνεται με μια κατάργηση εγγραφής, παρουσιάστε το κείμενό σας με λογική ακολουθία, έτσι ώστε κάθε επόμενη πρόταση να είναι συνέχεια της προηγούμενης και να γεμίζει με νέο νόημα. Μια τέτοια επιστολή θα διαβαστεί με ενδιαφέρον. Επιπλέον, προσπαθήστε να διατηρήσετε εντός 1 φύλλου όγκου. Αυτός είναι ένας δείκτης της ικανότητάς σας να εκφράζετε εν συντομία και με σαφήνεια τις σκέψεις σας, η οποία προσελκύει αμέσως τον παραλήπτη σε εσάς.
Βήμα 6
Στο κείμενο της επιστολής, αφιερώστε την πρώτη παράγραφο σε μια σύντομη κάλυψη του ζητήματος, την εργασία και υποδείξτε τον λόγο για τον οποίο η λύση του είναι απαραίτητη. Στη συνέχεια, εκφράστε τις σκέψεις σας σχετικά με αυτό το θέμα, δώστε προτάσεις ή μόνο τις απαραίτητες πληροφορίες. Εν κατακλείδι, βγάλτε συμπεράσματα και περιγράψτε τα οφέλη από την αποδοχή της πρότασής σας ή δώστε μια σύντομη ανάλυση των πληροφοριών που παρουσιάσατε παραπάνω.
Βήμα 7
Υπογράψτε το γράμμα, δώστε ένα αντίγραφο της υπογραφής σας που αναφέρει τη θέση και τον αριθμό τηλεφώνου επικοινωνίας
