Η συρραφή εγγράφων είναι μια κοινή διαδικασία στο γραφικό περιβάλλον και στο γραφείο. Παρά το γεγονός ότι φαίνεται απλό, υπάρχουν ειδικοί κανονισμοί που καθορίζουν τους κανόνες για τη συρραφή εγγράφων και την εκτέλεσή τους. Και αυτοί οι κανόνες πρέπει να είναι γνωστοί ώστε τα έγγραφα που αποστέλλονται στην προσφορά ή στο αρχείο να μην επιστρέφονται για περαιτέρω επεξεργασία και τροποποίηση.
Οδηγίες
Βήμα 1
Για να διασφαλιστεί η ασφάλεια των εγγράφων μετά την αναβοσβήνει, καθώς και για να διασφαλιστεί ότι αποθηκεύονται με τη σωστή σειρά, όλα τα φύλλα εκτός από το απόθεμα πρέπει να αριθμούνται. Τα έγγραφα αρχειοθετούνται με χρονολογική ή αλφαβητική σειρά. Οι φάκελοι με ένθετα φύλλα αριθμούνται πριν από ένθετα φύλλα. Τα κενά φύλλα εξαιρούνται από τη θήκη και καταστρέφονται χωρίς αρίθμηση.
Βήμα 2
Αριθμήστε τα φύλλα της θήκης με ένα απλό μολύβι από πάνω προς τα κάτω, αφήνοντας τους αριθμούς στην επάνω δεξιά γωνία κάθε φύλλου, χωρίς να επηρεάζεται το κείμενο. Αριθμός φωτογραφιών και γραφικών στην πίσω αριστερή γωνία.
Βήμα 3
Εάν τα έγγραφα περιέχουν χάρτες κολλημένους από πολλά φύλλα, αριθμήστε τους ως ένα φύλλο, υποδεικνύοντας τον αριθμό των φύλλων στην κόλληση. Στο τέλος της αρίθμησης, γράψτε μια επιστολή πιστοποίησης σε ξεχωριστό φύλλο. Αναφέρετε σε αυτόν τον αριθμό των φύλλων και των χαρακτηριστικών των μεμονωμένων εγγράφων, καθώς και τη φυσική τους κατάσταση.
Βήμα 4
Επιπλέον, πρέπει να καταρτιστεί κατάλογος για το αρχειοθετημένο σύνολο εγγράφων. Μην αριθμείτε τα φύλλα αποθέματος. Στο απόθεμα, γράψτε το όνομα του εγγράφου, εισαγάγετε την ημερομηνία του αποθέματος, έναν σχολιασμό που καθορίζει τον σκοπό του συνόλου των εγγράφων και επίσης απαριθμεί όλα τα έγγραφα, λαμβάνοντας υπόψη τον αριθμό των φύλλων. Στο τέλος του αποθέματος, εισαγάγετε το όνομα, το επώνυμο και το πατρονυμικό του δημιουργού.
Βήμα 5
Το μέγεθος του καλύμματος κάθε θήκης πρέπει να είναι 229x324 mm. Στο πρώτο και τελευταίο φύλλο της θήκης, κολλήστε λωρίδες από λεπτό χαρτόνι πριν ράψετε. Ένα καλώδιο περνά μέσα από αυτές τις ταινίες. Χρησιμοποιήστε κόλλα πυριτίου για να ολοκληρώσετε τη θήκη.
Βήμα 6
Στην αριστερή άκρη των περιθωρίων, χωρίς να αγγίξετε το πεδίο κειμένου, κάντε τρεις τρύπες με τρύπα ή τρύπα συμμετρικά σε όλο το ύψος του φύλλου, σε απόσταση 3 cm το ένα από το άλλο. Για ράψιμο, χρησιμοποιήστε νήμα ραψίματος ή σπάγγο τραπεζιού και βελόνα ραψίματος.
Βήμα 7
Ράψτε το έγγραφο δύο φορές για να βεβαιωθείτε ότι το κιτ είναι ισχυρό. Τραβήξτε τα άκρα του νήματος από την κεντρική οπή στο πίσω μέρος του τελευταίου φύλλου και δέστε τα σε έναν κόμπο. Κολλήστε ένα αυτοκόλλητο στη θήκη με μια σίγουρη επιγραφή, σφραγίστε το και κλείστε το συγκρότημα.
Βήμα 8
Αφήστε τα άκρα των νημάτων ελεύθερα. Η ετικέτα πιστοποίησης πρέπει να φέρει μια σαφή και ευανάγνωστη υπογραφή του διευθυντή και τη σφραγίδα του οργανισμού.
